個人で新幹線やホテルを都度予約し、出張後に大量の領収書を並べて経費精算の書類を作成する――。この作業に毎月多くの時間と労力を奪われているビジネスマンや経営者は少なくありません。こうした「見えない業務コスト」を劇的に削減してくれるのが、法人向けの出張管理サービス（BTM：Business Travel Management）です。今回はそのメリットと導入のポイントを解説します。
1. 手間のかかる「経費精算業務」がほぼゼロになる BTMサービスを導入すると、従業員がシステム上で新幹線、飛行機、ホテルを一括で予約できるようになります。支払いはすべて会社口座からの「一括請求（月払い）」になるため、出張者が現地で立替払いをする必要がなくなり、領収書を紛失するリスクもなくなります。経費精算のためのデータ入力や承認フローが自動化されるため、月末の事務作業が驚くほどスマートになります。
2. 出張コストの「可視化」と「不正防止」に繋がる 誰が、いつ、どこへ、いくらのプランで出張したのかが、管理画面からリアルタイムで一元管理できるようになります。会社が定めた出張規定（例：宿泊費の上限は1万円まで、原則として早割を利用するなど）をシステム側でコントロールできるため、規約違反の派手な宿泊や無駄なコストの発生を未然に防ぐことができます。また、全体の利用ボリュームが増えれば、特定のホテルチェーンなどと法人限定の特別割引レートで契約できるチャンスも生まれます。
3. 万が一の災害時にも安心の「危機管理体制」が整う 地震や台風などの自然災害、あるいは電車の運休や航空便の欠航といったトラブルが発生した際、どの従業員が現在どこのホテルに泊まっていて、どの便に乗っているのかを会社側が瞬時に把握できます。安否確認や代替便の手配などの指示を迅速に出すことができるため、社員を守るためのリスクマネジメントとしても欠かせないツールとなっています。
中小企業や一人社長の会社であっても、手軽に導入できる無料プランを用意したBTMサービスが増えています。事務作業を極限まで減らし、本業に集中できる環境を整えましょう。
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